كيفية أرشفة البريد الإلكتروني في Gmail تلقائيًا

دليلك الشامل لإدارة صندوق الوارد بفعالية

في عصرنا الرقمي، أصبح البريد الإلكتروني جزءًا لا يتجزأ من حياتنا اليومية، سواء على الصعيد الشخصي أو المهني. ومع تزايد حجم الرسائل التي نستقبلها، قد يتحول صندوق الوارد لدينا إلى فوضى عارمة، مما يجعل العثور على الرسائل المهمة أمرًا صعبًا ومستهلكًا للوقت. تأتي الأرشفة كحل عملي لهذه المشكلة، وتعد أتمتة هذه العملية في Gmail خطوة ذكية نحو تنظيم بريدك الإلكتروني بكفاءة. ستساعدك هذه المقالة على فهم كيفية إعداد قواعد أرشفة تلقائية لتبقي بريدك الوارد مرتبًا ونظيفًا دائمًا.

فهم عملية الأرشفة في Gmail

ما هي الأرشفة ولماذا هي مهمة؟

الأرشفة هي عملية نقل الرسائل الإلكترونية من صندوق الوارد إلى قسم خاص يسمى “الكل البريد” في Gmail. تختلف الأرشفة عن الحذف في كونها لا تمحو الرسالة نهائيًا، بل تخفيها من صندوق الوارد الرئيسي مع الاحتفاظ بها في حسابك لتتمكن من الوصول إليها لاحقًا عند الحاجة. تكمن أهميتها في الحفاظ على صندوق وارد مرتب، مما يقلل من الفوضى البصرية ويزيد من إنتاجيتك عند التعامل مع الرسائل الجديدة. تسمح لك الأرشفة بالتركيز على الرسائل الحالية دون فقدان الوصول إلى المعلومات القديمة.

تساعد الأرشفة أيضًا في تحسين أداء حسابك وتقليل الوقت المستغرق في البحث عن رسائل معينة. بدلاً من التنقل بين صفحات متعددة من الرسائل غير المقروءة، يمكنك ببساطة أرشفة الرسائل التي قرأتها ولم تعد بحاجة إليها في صندوق الوارد الخاص بك حاليًا. هذا يوفر تجربة استخدام أكثر سلاسة وفعالية. الأرشفة هي أداة قوية لإدارة المعلومات الرقمية بكفاءة عالية دون التضحية بالوصول إليها.

الفرق بين الأرشفة والحذف

الفرق الجوهري بين الأرشفة والحذف يكمن في مصير الرسالة. عندما تقوم بحذف رسالة، فإنها تنتقل إلى سلة المهملات، وتبقى هناك لمدة 30 يومًا قبل أن تُحذف نهائيًا من خوادم Gmail. بمجرد حذفها نهائيًا، لا يمكن استعادتها. أما الأرشفة، فهي لا تحذف الرسالة على الإطلاق. بدلاً من ذلك، تقوم بنقلها من صندوق الوارد إلى مجلد “كل البريد” (All Mail) في Gmail.

تظل الرسائل المؤرشفة محفوظة في حسابك indefinitely ما لم تقم بحذفها يدويًا. هذا يعني أنك تستطيع البحث عنها والوصول إليها في أي وقت. الحذف مناسب للرسائل غير المرغوب فيها أو التي لا قيمة لها، بينما الأرشفة مثالية للرسائل التي قد تحتاج إليها في المستقبل ولكنك لا تريد رؤيتها في صندوق الوارد باستمرار. فهم هذا الاختلاف يساعدك على اتخاذ القرار الصحيح لإدارة بريدك.

إنشاء قواعد تلقائية للأرشفة

الوصول إلى إعدادات الفلاتر

للبدء في إنشاء قواعد أرشفة تلقائية، يجب عليك أولاً الوصول إلى إعدادات الفلاتر في Gmail. يمكنك القيام بذلك بسهولة عن طريق تسجيل الدخول إلى حسابك في Gmail من متصفح الويب. بعد تسجيل الدخول، انقر على أيقونة الترس (الترس المسنن) الموجودة في الزاوية العلوية اليمنى من الشاشة. عند النقر على الأيقونة، ستظهر لك قائمة من الخيارات. اختر “مشاهدة جميع الإعدادات” (See all settings) من هذه القائمة للانتقال إلى صفحة الإعدادات الكاملة.

بمجرد وصولك إلى صفحة الإعدادات، ستجد عدة تبويبات في الجزء العلوي. ابحث عن تبويب “الفلاتر والعناوين المحظورة” (Filters and Blocked Addresses) وانقر عليه. هذا التبويب هو المكان الذي يمكنك من خلاله إنشاء فلاتر جديدة وتعديل الفلاتر الموجودة وإدارتها. هنا ستتمكن من تحديد الشروط التي بناءً عليها سيتم أرشفة رسائلك تلقائيًا، مما يمنحك تحكمًا كاملاً في تدفق بريدك الوارد.

تحديد المعايير لفلتر جديد

بعد الوصول إلى تبويب “الفلاتر والعناوين المحظورة”، انقر على “إنشاء فلتر جديد” (Create a new filter) الموجود في الجزء السفلي من الصفحة. ستظهر لك نافذة منبثقة تطلب منك تحديد معايير الرسائل التي ترغب في أتمتة التعامل معها. يمكنك تحديد هذه المعايير بناءً على عدة خصائص للرسالة، مثل: عنوان المرسل (من)، عنوان المستلم (إلى)، موضوع الرسالة، الكلمات التي تحتويها الرسالة، أو الكلمات التي لا تحتويها.

يمكنك أيضًا تحديد الرسائل التي تحتوي على مرفقات أو تلك التي لا تحتوي. على سبيل المثال، إذا كنت ترغب في أرشفة جميع الرسائل من قائمة بريدية معينة، يمكنك إدخال عنوان البريد الإلكتروني لتلك القائمة في حقل “من”. كن دقيقًا قدر الإمكان في تحديد المعايير لضمان أن الفلتر يقوم بالمهمة المطلوبة دون أرشفة رسائل غير مرغوبة أو تجاهل رسائل مهمة. هذه الخطوة أساسية لفعالية الفلتر.

تطبيق إجراء الأرشفة

بعد تحديد المعايير لفلترك، انقر على “إنشاء فلتر” (Create filter). ستنتقل بعد ذلك إلى شاشة حيث يمكنك تحديد الإجراء الذي يجب اتخاذه عندما تتطابق رسالة مع المعايير التي حددتها للتو. لغرض الأرشفة التلقائية، يجب أن تختار الخيار “تجاوز صندوق الوارد (أرشفته)” (Skip the Inbox (Archive it)). هذا الخيار يضمن أن أي رسالة تتطابق مع الفلتر لن تظهر في صندوق الوارد الخاص بك، بل ستنتقل مباشرة إلى قسم “كل البريد”.

يمكنك أيضًا تحديد إجراءات إضافية في نفس الوقت، مثل تمييز الرسالة كمقروءة تلقائيًا، أو تطبيق تصنيف معين عليها، أو حتى حذفها. تذكر أن الهدف هو الأرشفة، لذا تأكد من تحديد خيار “تجاوز صندوق الوارد”. بعد اختيار الإجراءات المطلوبة، انقر على زر “إنشاء فلتر” (Create filter) مرة أخرى لتأكيد وإنشاء الفلتر. سيبدأ الفلتر في العمل فورًا على الرسائل الواردة، مما يساعد في تنظيم بريدك الإلكتروني بشكل مستمر.

أرشفة رسائل معينة تلقائيًا باستخدام الفلاتر

أرشفة الرسائل من مرسلين محددين

تعد أرشفة الرسائل الواردة من مرسلين محددين تلقائيًا واحدة من أكثر استخدامات الفلاتر شيوعًا وفعالية. إذا كنت تتلقى رسائل إخبارية منتظمة، أو إشعارات من منصات معينة، أو رسائل من جهات اتصال لا تتطلب اهتمامًا فوريًا في صندوق الوارد، يمكنك إعداد فلتر لأرشفتها. للقيام بذلك، ابدأ بإنشاء فلتر جديد كما هو موضح سابقًا.

في نافذة تحديد المعايير، أدخل عنوان البريد الإلكتروني للمرسل الذي ترغب في أرشفة رسائله في حقل “من” (From). يمكنك إدخال عناوين بريد إلكتروني متعددة مفصولة بـ “OR” إذا كنت ترغب في أرشفة رسائل من عدة مرسلين مختلفين. بعد تحديد المرسل، اختر “تجاوز صندوق الوارد (أرشفته)” كإجراء للفلتر. هذا سيضمن أن جميع الرسائل المستقبلية من هذا المرسل أو هؤلاء المرسلين ستتم أرشفتها تلقائيًا، مما يحافظ على بريدك الوارد خاليًا من الرسائل التي لا تتطلب تفاعلاً فوريًا.

أرشفة الرسائل ذات كلمات مفتاحية معينة

يمكنك أيضًا استخدام الفلاتر لأرشفة الرسائل التي تحتوي على كلمات مفتاحية معينة في الموضوع أو نص الرسالة. هذه الطريقة مفيدة جدًا لإدارة الإشعارات التلقائية، رسائل التنبيه، أو الرسائل المتعلقة بمشاريع محددة انتهت صلاحيتها ولكن قد تحتاج للرجوع إليها مستقبلاً. لإنشاء هذا النوع من الفلاتر، انتقل إلى “إنشاء فلتر جديد” كما في الخطوات السابقة.

في نافذة تحديد المعايير، استخدم حقل “الموضوع” (Subject) أو حقل “يحتوي على الكلمات” (Has the words) لإدخال الكلمات المفتاحية التي تبحث عنها. على سبيل المثال، إذا كنت ترغب في أرشفة جميع الإشعارات المتعلقة بـ “تقارير شهرية”، يمكنك إدخال هذه العبارة. تأكد من أن الكلمات المفتاحية دقيقة لتجنب أرشفة رسائل مهمة عن طريق الخطأ. بعد تحديد الكلمات المفتاحية، اختر “تجاوز صندوق الوارد (أرشفته)” كإجراء.

أرشفة الرسائل القديمة تلقائيًا

Gmail لا يوفر خيارًا مباشرًا لأرشفة الرسائل تلقائيًا بعد فترة زمنية معينة كفلتر مدمج. ومع ذلك، هناك حلول بديلة يمكنك استخدامها. إحدى هذه الطرق هي استخدام Google Apps Script، والتي تتطلب معرفة برمجية بسيطة. يمكنك كتابة سكربت يقوم بالبحث عن الرسائل التي تجاوزت عمرًا معينًا (مثلاً، 30 يومًا) ويقوم بأرشفتها.

حل آخر غير مباشر يعتمد على تنظيمك اليدوي: قم بإنشاء تصنيفات لرسائلك (مثل “تمت مراجعتها”)، وعندما تنتهي من مراجعة الرسائل القديمة، قم بنقلها يدويًا إلى هذا التصنيف ثم أرشفها. في حين أن هذا ليس تلقائيًا بالكامل، إلا أنه يساعد في فصل الرسائل التي لم تعد بحاجة إلى الظهور في صندوق الوارد الخاص بك. يمكنك أيضًا البحث عن إضافات لمتصفحك أو أدوات طرف ثالث مصممة لمساعدتك في أتمتة هذه العملية إذا كانت ضرورية لاحتياجاتك.

إدارة الرسائل المؤرشفة والبحث عنها

البحث عن الرسائل المؤرشفة

الهدف من الأرشفة هو إزالة الرسائل من صندوق الوارد مع الحفاظ على إمكانية الوصول إليها. للعثور على رسالة قمت بأرشفتها، يمكنك استخدام شريط البحث في Gmail الموجود في الجزء العلوي من الصفحة. ببساطة، أدخل الكلمات المفتاحية، اسم المرسل، أو أي معلومات أخرى تتذكرها عن الرسالة في شريط البحث. سيقوم Gmail بالبحث في جميع رسائلك، بما في ذلك المؤرشفة.

إذا كنت لا تزال تواجه صعوبة في العثور على الرسالة، يمكنك استخدام عوامل تصفية البحث المتقدمة. انقر على السهم الصغير الموجود على يمين شريط البحث لتوسيع خيارات البحث. هنا، يمكنك تحديد معايير مثل نطاق التاريخ، حجم الرسالة، أو حتى البحث في تصنيفات معينة. تذكر أن الرسائل المؤرشفة ليست في صندوق الوارد، لذا لن تجدها هناك. بدلاً من ذلك، ابحث عنها في “كل البريد” (All Mail) أو باستخدام البحث.

إلغاء أرشفة الرسالة

إذا وجدت رسالة قمت بأرشفتها وترغب في إعادتها إلى صندوق الوارد الخاص بك، فإن العملية بسيطة جدًا. بمجرد العثور على الرسالة المؤرشفة باستخدام وظيفة البحث، افتح الرسالة. في الجزء العلوي من الرسالة (أو في قائمة الإجراءات عند تحديد الرسالة)، ستجد أيقونة “نقل إلى صندوق الوارد” (Move to Inbox). غالبًا ما تبدو هذه الأيقونة كصندوق بريد مع سهم يشير إليه.

انقر على هذه الأيقونة، وستعود الرسالة فورًا إلى صندوق الوارد الرئيسي الخاص بك. هذه الوظيفة مفيدة إذا قمت بأرشفة رسالة عن طريق الخطأ أو إذا أصبحت رسالة قديمة تتطلب اهتمامك مرة أخرى. تذكر أن الأرشفة هي إدارة مرنة للبريد، مما يتيح لك إعادة الرسائل إلى الظهور متى شئت.

نصائح إضافية لإدارة البريد الإلكتروني بكفاءة

استخدام التصنيفات (Labels)

التصنيفات في Gmail هي طريقة قوية لتنظيم بريدك الإلكتروني بما يتجاوز مجرد الأرشفة. يمكنك اعتبارها مجلدات افتراضية، لكن الفرق هو أن رسالة واحدة يمكن أن تحمل عدة تصنيفات في نفس الوقت. على سبيل المثال، يمكن أن تكون رسالة بريد إلكتروني حول “مشروع X” و “اجتماع” في آن واحد. لإنشاء تصنيف، انتقل إلى “الإعدادات” ثم “التصنيفات”، أو من الشريط الجانبي الأيمن.

بعد إنشاء التصنيفات، يمكنك تطبيقها يدويًا على الرسائل، أو الأهم من ذلك، يمكنك دمجها مع الفلاتر. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء فلتر لأرشفة جميع الرسائل من مرسل معين وتطبيق تصنيف “رسائل إخبارية” عليها في نفس الوقت. هذا يسهل عليك العثور على مجموعات معينة من الرسائل لاحقًا، سواء كانت مؤرشفة أم لا، من خلال تصفية البحث بواسطة التصنيف.

تمكين وضع الأولوية للبريد الوارد (Priority Inbox)

وضع الأولوية للبريد الوارد (Priority Inbox) في Gmail هو ميزة تساعدك على التركيز على أهم الرسائل تلقائيًا. يقوم Gmail بتقسيم صندوق الوارد الخاص بك إلى أقسام مختلفة مثل “مهم وغير مقروء”، “مميز بنجمة”، و”كل شيء آخر”. يساعد هذا في إبراز الرسائل التي يعتقد Gmail أنها الأكثر أهمية لك، بناءً على سلوكك السابق وتفاعلاتك.

لتمكين هذه الميزة، انتقل إلى “الإعدادات” ثم “صندوق الوارد” (Inbox) من تبويبات الإعدادات. من هناك، يمكنك اختيار “صندوق الأولوية” (Priority Inbox) كنوع لصندوق الوارد الخاص بك. يمكنك أيضًا تخصيص الأقسام التي تظهر في هذا الوضع. عند تفعيلها، ستجد أن الرسائل التي قد لا تكون مهمة أو التي قمت بأرشفتها تظل مخفية، بينما يتم إبراز الرسائل ذات الأولوية القصوى.

تنظيف البريد الوارد بانتظام

على الرغم من فعالية الأرشفة التلقائية والفلاتر، فإن التنظيف اليدوي المنتظم لصندوق الوارد الخاص بك يظل ممارسة مهمة. قد تتلقى رسائل لا تتناسب مع أي من فلاترك، أو قد تحتاج إلى مراجعة دورية للرسائل المؤرشفة للتأكد من أنها لا تزال في المكان الصحيح. خصص بضع دقائق كل أسبوع أو نهاية كل يوم لمراجعة بريدك الوارد.

خلال هذا التنظيف، يمكنك حذف الرسائل غير المرغوب فيها بشكل دائم، أرشفة الرسائل التي لم تعد بحاجة إلى رؤيتها، وتطبيق التصنيفات يدويًا على الرسائل التي لم يتم تصنيفها. هذه الممارسة تضمن أن صندوق الوارد الخاص بك يظل مرتبًا ومنظمًا باستمرار، مما يكمل عمل الفلاتر التلقائية ويزيد من كفاءتك في إدارة الاتصالات الرقمية.