كيفية إنشاء تنبيهات مخصصة لفئات البريد الإلكتروني

حافظ على بريدك الوارد منظمًا ولا تفوت أي رسالة مهمة مع التنبيهات الذكية

في عالمنا الرقمي المزدحم، أصبح البريد الإلكتروني شريان الحياة للتواصل الشخصي والمهني. مع تزايد عدد الرسائل الواردة يوميًا،
قد يصبح من الصعب مواكبة كل جديد، خاصة عندما تكون بعض الرسائل أكثر أهمية من غيرها. هنا تأتي أهمية التنبيهات المخصصة لفئات البريد الإلكتروني.
إنها تسمح لك بالتركيز على ما يهم حقًا وتجنب التشتت بالرسائل الأقل أولوية.

تهدف هذه المقالة إلى تزويدك بالخطوات العملية والدقيقة لإنشاء وتخصيص تنبيهاتك البريدية،
مما يساعدك على إدارة بريدك الوارد بكفاءة أعلى.
سواء كنت تستخدم Outlook، Gmail، أو غيرهما من خدمات البريد الإلكتروني، ستجد هنا الحلول المناسبة لتخصيص تجربتك.
سنستكشف الطرق المختلفة ونقدم لك نصائح إضافية لضمان أقصى استفادة من هذه الميزة.

فهم أهمية تنبيهات البريد الإلكتروني المخصصة

تساعد تنبيهات البريد الإلكتروني المخصصة على تحسين إنتاجيتك بشكل كبير. بدلاً من تلقي إشعارات لكل رسالة واردة،
يمكنك ضبط نظامك لينبهك فقط عندما تصل رسالة تتوافق مع معايير معينة تحددها أنت. هذا يقلل من الفوضى البصرية والسمعية،
ويضمن عدم إغفال رسائل العملاء الهامة، أو تحديثات المشاريع، أو رسائل العائلة العاجلة.

بالإضافة إلى ذلك، تساهم هذه التنبيهات في تقليل مستوى التوتر الناتج عن الشعور بالإرهاق بكمية البريد الوارد.
عندما تعرف أنك ستتلقى إشعارًا فوريًا للرسائل ذات الأولوية، يمكنك قضاء وقت أقل في فحص بريدك الوارد يدويًا بشكل متكرر،
ووقت أطول في المهام التي تتطلب تركيزًا أعمق. إنها خطوة أساسية نحو إدارة بريد إلكتروني أكثر فعالية.

إنشاء تنبيهات مخصصة لفئات البريد في Microsoft Outlook

يعد Outlook أحد أقوى عملاء البريد الإلكتروني ويوفر أدوات متقدمة لإدارة البريد الوارد،
بما في ذلك القدرة على إنشاء فئات وتنبيهات مخصصة.
تتضمن العملية عدة خطوات تبدأ بتحديد الفئات وتنتهي بإنشاء القواعد التي تتحكم في التنبيهات.

الخطوة 1: إنشاء وتخصيص الفئات

ابدأ بفتح برنامج Microsoft Outlook. توجه إلى أي رسالة بريد إلكتروني في صندوق الوارد الخاص بك،
ثم انقر بزر الماوس الأيمن عليها. ستظهر قائمة سياقية، اختر منها “تصنيف” أو “Categorize”.
من القائمة الفرعية، اختر “كافة الفئات” أو “All Categories”.

في نافذة الفئات اللونية، يمكنك إضافة فئات جديدة بالنقر على “جديد” أو “New”.
قم بتسمية الفئة الجديدة باسم يعبر عن محتواها مثل “هام جداً”، “عملائنا”، “مشاريع”.
اختر لوناً مميزاً لكل فئة لمساعدتك على التعرف عليها بصرياً بشكل أسرع.
تأكد من تطبيق هذه الفئات على الرسائل التي ترغب في تلقي تنبيهات مخصصة لها.

الخطوة 2: إنشاء قاعدة لتطبيق الفئات تلقائيًا

لتسريع العملية، يمكن لـ Outlook تطبيق الفئات تلقائيًا على الرسائل الواردة بناءً على معايير معينة.
انقر بزر الماوس الأيمن على رسالة بريد إلكتروني من المرسل الذي تريد تصنيفه.
اختر “قواعد” أو “Rules”، ثم “إنشاء قاعدة” أو “Create Rule”.

في نافذة “إنشاء قاعدة”، حدد المعايير التي تريدها.
على سبيل المثال، يمكنك اختيار “من” أو “From” وتحديد عنوان بريد إلكتروني معين،
أو “الموضوع” أو “Subject” وكلمات مفتاحية معينة.
ثم اختر “خيارات متقدمة” أو “Advanced Options” لمزيد من التحكم.

من ضمن الخيارات المتقدمة، ابحث عن “تعيينها للفئة” أو “assign it to the Category” وحدد الفئة التي أنشأتها مسبقًا.
يمكنك أيضًا تحديد “تشغيل إشعار على سطح المكتب” أو “display a Desktop Alert” في نفس القاعدة إذا كنت ترغب في ذلك.
أكمل خطوات المعالج لحفظ القاعدة وتطبيقها على الرسائل المستقبلية.

الخطوة 3: إعداد تنبيهات سطح المكتب

إذا لم تكن قد قمت بذلك في الخطوة السابقة، يمكنك إعداد تنبيهات سطح المكتب بشكل منفصل.
اذهب إلى “ملف” أو “File” في Outlook، ثم “خيارات” أو “Options”.
من القائمة الجانبية، اختر “بريد” أو “Mail”.
في قسم “وصول الرسائل” أو “Message arrival”، تأكد من تحديد “تشغيل إشعار على سطح المكتب” أو “Display a Desktop Alert”.

للحصول على تنبيهات أكثر تميزًا لفئات معينة، يمكنك إنشاء قاعدة مخصصة بالكامل.
اذهب إلى “ملف” ثم “قواعد وتنبيهات” أو “Rules and Alerts”.
انقر على “قاعدة جديدة” أو “New Rule”. اختر “تطبيق قاعدة على الرسائل التي أتلقاها” أو “Apply rule on messages I receive”.

في الخطوة التالية، حدد الشرط الذي يجب أن تستوفيه الرسالة.
على سبيل المثال، “مصنفة بفئة معينة” أو “assigned to Category” وحدد الفئة المطلوبة.
ثم في قسم “ماذا تفعل بالرسالة”، اختر “تشغيل صوت” أو “play a sound” وحدد الصوت الذي تفضله.
يمكنك أيضًا اختيار “عرض تنبيه لسطح المكتب” أو “display a Desktop Alert”.
تذكر تسمية القاعدة بوضوح لتسهيل إدارتها لاحقًا.

تخصيص تنبيهات البريد الإلكتروني في Gmail

يقدم Gmail نظامًا مرنًا للتعامل مع البريد الوارد من خلال الفلاتر والتصنيفات (Labels)،
مما يسمح لك بتخصيص كيفية معالجة الرسائل وتنبيهاتك.
العملية بسيطة وتعتمد بشكل كبير على إنشاء الفلاتر الصحيحة.

الخطوة 1: إنشاء تصنيفات (Labels) في Gmail

ابدأ بتسجيل الدخول إلى حسابك في Gmail. في الشريط الجانبي الأيسر،
مرر مؤشر الماوس فوق “المزيد” أو “More” ثم انقر على “إنشاء تصنيف جديد” أو “Create new label”.
قم بإدخال اسم واضح ومميز للتصنيف، مثل “عمل مهم”، “ملاحظات شخصية”، أو “تحديثات المشاريع”.
انقر على “إنشاء” أو “Create”.

يمكنك تخصيص لون لكل تصنيف بالنقر على النقاط الثلاث بجانب اسم التصنيف في الشريط الجانبي.
اختر “لون التصنيف” أو “Label color” من القائمة المنسدلة واختر اللون المفضل لديك.
هذه الألوان ستساعدك على التعرف على الرسائل المصنفة بسرعة داخل صندوق الوارد.

الخطوة 2: إنشاء فلتر لتطبيق التصنيفات تلقائيًا

تسمح الفلاتر في Gmail بتطبيق إجراءات تلقائية على الرسائل الواردة بناءً على معايير محددة.
لإنشاء فلتر، انقر على أيقونة الترس (الإعدادات) في الزاوية العلوية اليمنى،
ثم اختر “رؤية جميع الإعدادات” أو “See all settings”.
انتقل إلى علامة التبويب “الفلاتر والعناوين المحظورة” أو “Filters and Blocked Addresses”.

انقر على “إنشاء فلتر جديد” أو “Create a new filter”. في النافذة المنبثقة،
حدد معايير الفلتر مثل “من” أو “From” لمرسل معين، “إلى” أو “To”، “الموضوع” أو “Subject”،
أو كلمات معينة موجودة في الرسالة. على سبيل المثال، يمكنك ضبط فلتر للرسائل القادمة من نطاق عمل معين.

بعد تحديد المعايير، انقر على “إنشاء فلتر” أو “Create filter”.
في الشاشة التالية، حدد الإجراءات التي تريد تطبيقها.
اختر “تطبيق التصنيف” أو “Apply the label” وحدد التصنيف الذي أنشأته سابقًا.
يمكنك أيضًا اختيار “تعليمها كنجمة” أو “Star it” لزيادة بروزها.

للحصول على التنبيهات، تأكد من أن إعدادات إشعارات Gmail في متصفحك أو جهازك المحمول مفعلة.
سيؤدي هذا إلى ظهور إشعار على سطح المكتب أو الجهاز المحمول عند وصول رسالة مطابقة للفلتر.
يمكنك أيضًا تحديد “تخطي صندوق الوارد (أرشفة)” أو “Skip the Inbox (Archive it)”
إذا كنت تريد أن تذهب الرسائل مباشرة إلى التصنيف دون المرور بصندوق الوارد الرئيسي.

الخطوة 3: إعداد إشعارات Gmail لسطح المكتب والجوال

لتلقي تنبيهات مرئية أو صوتية لرسائلك المصنفة، يجب التأكد من تفعيل إشعارات Gmail.
في إعدادات Gmail (أيقونة الترس > رؤية جميع الإعدادات > عام)،
مرر للأسفل إلى قسم “إشعارات سطح المكتب” أو “Desktop notifications”.
اختر “إشعارات رسائل جديدة قيد التشغيل” أو “New mail notifications on”.

بالنسبة للهواتف المحمولة، افتح تطبيق Gmail على جهازك.
انتقل إلى “الإعدادات” أو “Settings”، ثم اختر حسابك.
انقر على “إدارة الإشعارات” أو “Manage notifications” أو “الإشعارات” أو “Notifications”.
يمكنك تخصيص الإشعارات بناءً على التصنيفات.
على سبيل المثال، يمكنك اختيار تلقي إشعار فقط للرسائل الجديدة في تصنيف معين.

طرق إضافية وحلول متقدمة لتنبيهات البريد الإلكتروني

بالإضافة إلى الطرق المذكورة أعلاه لكل من Outlook و Gmail، هناك حلول إضافية ونصائح عامة يمكن أن تعزز تجربتك في إدارة تنبيهات البريد الإلكتروني.
تهدف هذه الحلول إلى توفير مرونة أكبر وتغطية شاملة لكافة الجوانب المتعلقة بالموضوع.

استخدام أدوات الطرف الثالث

توجد العديد من التطبيقات والإضافات لمتصفح الويب التي يمكن أن تعزز قدرات التنبيه للبريد الإلكتروني.
هذه الأدوات غالبًا ما تقدم خيارات تخصيص أعمق للأصوات المرئية والمسموعة،
أو حتى القدرة على ربط التنبيهات بأنظمة أخرى مثل أنظمة إدارة المهام.
ابحث عن تطبيقات تدمج مع خدمة بريدك الإلكتروني لتعزيز الإشعارات.

على سبيل المثال، بعض أدوات إدارة المشاريع توفر تكاملًا مع البريد الإلكتروني لإنشاء مهام تلقائيًا
من رسائل البريد الإلكتروني المصنفة، مع إشعارات مرتبطة بتلك المهام.
دائمًا تحقق من سمعة وأمان أي أداة طرف ثالث قبل منحها صلاحيات الوصول إلى بريدك الإلكتروني.

تخصيص نغمات التنبيه

في بعض أنظمة البريد الإلكتروني، خاصة على الهواتف الذكية أو عبر تطبيقات سطح المكتب،
يمكنك تعيين نغمات تنبيه مختلفة لفئات أو تصنيفات بريد إلكتروني معينة.
هذا يسمح لك بمعرفة أهمية الرسالة الواردة دون الحاجة حتى إلى النظر إلى الشاشة.
تصفح إعدادات تطبيق البريد الإلكتروني على هاتفك للحصول على هذه الخيارات.

لتطبيق هذا الإعداد، عادة ما تحتاج إلى الانتقال إلى إعدادات الإشعارات للتطبيق نفسه داخل إعدادات نظام التشغيل الخاص بك (مثل Android أو iOS).
ابحث عن خيارات “فئات الإشعارات” أو “Notification categories” حيث يمكنك تخصيص السلوك لكل تصنيف بريدي.

المراجعة الدورية للقواعد والفلاتر

مع تغير احتياجاتك وتدفقات عملك، قد تتغير أيضًا أولويات البريد الإلكتروني.
من الضروري مراجعة القواعد والفلاتر والتصنيفات التي قمت بإنشائها بشكل دوري.
احذف القواعد القديمة غير الضرورية، وقم بتعديل الفلاتر لتناسب الوضع الحالي.
هذا يضمن أن نظام التنبيهات الخاص بك يبقى فعالًا وملائمًا.

تجنب تراكم عدد كبير جدًا من القواعد المعقدة، فقد يؤدي ذلك إلى تضارب في الإعدادات أو صعوبة في تتبع سبب عدم عمل تنبيه معين.
حافظ على البساطة والوضوح قدر الإمكان في إعداداتك لضمان أفضل أداء لنظام التنبيهات المخصصة.

الخلاصة

يُعد إنشاء تنبيهات مخصصة لفئات البريد الإلكتروني استراتيجية قوية لتحسين إدارة الوقت،
زيادة الإنتاجية، وتقليل الإجهاد الناتج عن سيل الرسائل.
سواء كنت تفضل أدوات Outlook المتقدمة أو بساطة فلاتر Gmail، فإن الخطوات الموضحة أعلاه
ستمكنك من التحكم الكامل في كيفية تفاعلك مع بريدك الوارد.

تذكر أن الهدف هو جعل بريدك الإلكتروني يعمل من أجلك، وليس العكس.
من خلال تطبيق هذه الحلول العملية، ستكون قادرًا على التركيز على الرسائل الأكثر أهمية،
والاستجابة لها في الوقت المناسب، مع الاستمتاع ببريد وارد أكثر تنظيمًا وهدوءًا.
ابدأ اليوم في تخصيص تنبيهاتك واستمتع بتجربة بريد إلكتروني محسنة.