كيفية إنشاء مجلد سحابي مشترك مع صلاحيات محددة

دليلك الشامل لإدارة الوصول والتحكم في ملفاتك السحابية المشتركة

في عالم اليوم الرقمي، أصبح التعاون ومشاركة الملفات عبر الإنترنت جزءًا لا يتجزأ من حياتنا الشخصية والمهنية. توفر المجلدات السحابية المشتركة حلًا فعالًا لهذا، لكن الأهم هو القدرة على تحديد صلاحيات الوصول بدقة لضمان أمان وخصوصية بياناتك. يهدف هذا المقال إلى تقديم دليل عملي ومفصل حول كيفية إنشاء مجلد سحابي مشترك مع التحكم الكامل في صلاحيات المستخدمين على المنصات الأكثر شعبية مثل جوجل درايف، ون درايف، ودروب بوكس، مع التركيز على الحلول العملية والخطوات الدقيقة.

أهمية التحكم في صلاحيات الوصول للمجلدات السحابية

تُعد مشاركة المجلدات السحابية أداة قوية للعمل الجماعي، لكن إهمال تحديد الصلاحيات يمكن أن يؤدي إلى مخاطر أمنية كبيرة. تضمن إدارة الصلاحيات أن كل مستخدم لديه مستوى الوصول المناسب فقط للمعلومات، سواء كان ذلك عرضًا فقط، تحريرًا، أو حتى القدرة على المشاركة مع آخرين. هذا يحمي بياناتك الحساسة من الوصول غير المصرح به والتعديلات غير المقصودة أو الضارة.

تساعد الصلاحيات الدقيقة في الحفاظ على تنظيم المجلدات ومنع الفوضى، حيث لا يمكن لأي شخص حذف ملفات مهمة عن طريق الخطأ أو تغيير هياكل المجلدات دون إذن. كما أنها تدعم الامتثال للوائح حماية البيانات وتزيد من كفاءة العمل الجماعي من خلال تحديد الأدوار والمسؤوليات بوضوح.

إنشاء مجلد سحابي مشترك على جوجل درايف (Google Drive)

جوجل درايف هو أحد أكثر حلول التخزين السحابي شيوعًا، ويوفر أدوات قوية لمشاركة المجلدات والتحكم في الصلاحيات. تتضمن العملية خطوات بسيطة لإنشاء المجلد، ثم تحديد من يمكنه الوصول إليه وما هي صلاحياته.

الخطوة 1: إنشاء المجلد الجديد

أولاً، قم بفتح متصفح الويب وتوجه إلى Google Drive. بعد تسجيل الدخول بحسابك، انقر على زر “جديد” (New) الموجود في الزاوية اليسرى العليا من الشاشة. من القائمة المنسدلة، اختر “مجلد” (Folder). سيُطلب منك إدخال اسم للمجلد الجديد، اختر اسمًا وصفيًا يعكس محتوى المجلد أو الغرض منه.

الخطوة 2: مشاركة المجلد وتعيين الصلاحيات

بعد إنشاء المجلد، انقر بزر الماوس الأيمن عليه. ستظهر قائمة سياقية، اختر منها “مشاركة” (Share). في نافذة المشاركة، يمكنك إضافة الأشخاص عن طريق إدخال عناوين بريدهم الإلكتروني. بجانب كل بريد إلكتروني، ستجد خيارًا لتحديد الصلاحيات.

الخطوة 3: فهم مستويات الصلاحيات في جوجل درايف

يقدم جوجل درايف ثلاثة مستويات رئيسية للصلاحيات:

• عارض (Viewer): يمكن للمستخدم عرض الملفات والمجلدات فقط، دون القدرة على التعديل أو الحذف.
• معلق (Commenter): يمكن للمستخدم عرض الملفات وإضافة تعليقات عليها، ولكنه لا يستطيع التعديل المباشر أو الحذف.
• محرر (Editor): يمنح هذا الإذن المستخدم القدرة الكاملة على عرض الملفات، تعديلها، إضافتها، حذفها، وحتى مشاركتها مع آخرين.

اختر الصلاحية المناسبة لكل شخص تضيفه لضمان أقصى درجات التحكم والأمان.

الخطوة 4: خيارات المشاركة المتقدمة

في نافذة المشاركة، يوجد خيار “الحصول على الرابط” (Get link). يمكنك تغيير إعدادات هذا الرابط لجعله “مقيد” (Restricted)، مما يعني أن الأشخاص المضافين فقط يمكنهم الوصول، أو “أي شخص لديه الرابط” (Anyone with the link)، مما يجعل المجلد متاحًا لأي شخص يمتلك الرابط. إذا اخترت الخيار الثاني، يمكنك أيضًا تحديد الصلاحية (عارض أو محرر) للرابط العام.

إنشاء مجلد سحابي مشترك على ون درايف (OneDrive)

ون درايف، خدمة التخزين السحابي من مايكروسوفت، توفر أيضًا واجهة سهلة الاستخدام لمشاركة المجلدات مع تحكم دقيق في الأذونات. هذه العملية مشابهة لتلك الموجودة في جوجل درايف ولكن مع بعض الاختلافات في الواجهة والخيارات.

الخطوة 1: الوصول إلى ون درايف وإنشاء المجلد

ابدأ بالانتقال إلى OneDrive عبر متصفح الويب وتسجيل الدخول بحساب مايكروسوفت الخاص بك. من الشريط العلوي، انقر على “جديد” (New) ثم اختر “مجلد” (Folder). أدخل اسمًا للمجلد واضغط على “إنشاء” (Create).

الخطوة 2: مشاركة المجلد وتحديد الأذونات

بمجرد إنشاء المجلد، انقر بزر الماوس الأيمن عليه واختر “مشاركة” (Share). ستفتح نافذة جديدة تتيح لك إدخال عناوين البريد الإلكتروني للأشخاص الذين ترغب في مشاركة المجلد معهم.

الخطوة 3: مستويات الأذونات في ون درايف

يوفر ون درايف خيارين أساسيين للأذونات عند المشاركة:

• يمكن التحرير (Can edit): يمنح هذا الإذن المستخدم القدرة على إضافة الملفات وتعديلها وحذفها داخل المجلد.
• يمكن العرض (Can view): يسمح هذا الإذن للمستخدمين بعرض محتويات المجلد فقط، دون إمكانية إجراء أي تعديلات.

تأكد من إلغاء تحديد خيار “السماح بالتحرير” إذا كنت تريد أن يكون المستخدم عارضًا فقط.

الخطوة 4: إعدادات الارتباط الإضافية

في نافذة المشاركة، يمكنك أيضًا إنشاء رابط للمجلد. انقر على “إعدادات الارتباط” (Link settings) لتحديد من يمكنه الوصول عبر الرابط: “أي شخص لديه الارتباط” (Anyone with the link)، “أشخاص معينون” (Specific people)، أو “أشخاص في مؤسستك” (People in your organization). كما يمكنك تعيين كلمة مرور أو تاريخ انتهاء صلاحية للرابط لزيادة الأمان.

إنشاء مجلد سحابي مشترك على دروب بوكس (Dropbox)

دروب بوكس هي خدمة تخزين سحابي أخرى شهيرة تركز على سهولة الاستخدام والمشاركة. توفر المنصة طريقة مباشرة لإنشاء مجلدات مشتركة مع تحديد مستويات وصول واضحة.

الخطوة 1: إنشاء مجلد جديد في دروب بوكس

سجّل الدخول إلى حسابك في دروب بوكس عبر المتصفح. انقر على زر “إنشاء” (Create) ثم اختر “مجلد” (Folder). أدخل اسمًا للمجلد الجديد، ثم انقر على “إنشاء” (Create).

الخطوة 2: مشاركة المجلد وتحديد الأذونات

بعد إنشاء المجلد، قم بالمرور فوقه بالفأرة حتى يظهر زر “مشاركة” (Share) أو انقر بزر الماوس الأيمن على المجلد واختر “مشاركة” (Share). في النافذة المنبثقة، أدخل عناوين البريد الإلكتروني للأشخاص الذين ترغب في مشاركة المجلد معهم.

الخطوة 3: مستويات الأذونات في دروب بوكس

تتيح لك دروب بوكس خيارين رئيسيين للأذونات للمجلدات المشتركة:

• يمكن التحرير (Can edit): يتيح هذا الإذن للمستخدم إضافة، تعديل، حذف الملفات والمجلدات داخل المجلد المشترك.
• يمكن العرض (Can view): يسمح للمستخدم بعرض محتويات المجلد فقط، دون القدرة على إجراء أي تغييرات.

اختر مستوى الإذن المناسب لكل مدعو قبل إرسال الدعوة.

الخطوة 4: إدارة أعضاء المجلد المشترك

يمكنك دائمًا العودة إلى إعدادات المشاركة للمجلد لتغيير أذونات الأعضاء الحاليين أو إزالة الوصول لأي منهم. للقيام بذلك، انقر بزر الماوس الأيمن على المجلد المشترك، ثم اختر “مشاركة” (Share)، ومن هناك يمكنك إدارة الأعضاء وتعديل صلاحياتهم أو إزالتهم من المجلد.

نصائح إضافية لإنشاء مجلدات سحابية آمنة وفعالة

بالإضافة إلى الخطوات الأساسية لإنشاء وتعيين صلاحيات المجلدات السحابية، هناك بعض الممارسات الإضافية التي يمكن أن تعزز أمان وفعالية تعاونك:

استخدام المصادقة الثنائية

قم دائمًا بتمكين المصادقة الثنائية (2FA) على حسابك السحابي. هذه الطبقة الإضافية من الأمان تتطلب التحقق من هويتك بطريقة ثانية (مثل رمز يتم إرساله إلى هاتفك) عند تسجيل الدخول، مما يحمي حسابك حتى لو تمكن شخص ما من معرفة كلمة مرورك. هذه الخطوة ضرورية للحفاظ على أمان مجلداتك المشتركة.

مراجعة الصلاحيات بانتظام

لا تفترض أن الصلاحيات التي قمت بتعيينها في البداية ستظل مناسبة دائمًا. قم بمراجعة دورية للأشخاص الذين لديهم إمكانية الوصول إلى مجلداتك المشتركة وصلاحياتهم، خاصة بعد انتهاء المشاريع أو مغادرة الأعضاء للفريق. إزالة الوصول غير الضروري يقلل من المخاطر المحتملة.

تسمية المجلدات بوضوح

استخدم أسماء واضحة وذات مغزى للمجلدات المشتركة لتعكس محتواها أو غرضها. هذا لا يساعد فقط في التنظيم، بل يقلل أيضًا من الارتباك ويضمن أن المستخدمين يصلون إلى المجلد الصحيح. تجنب الأسماء الغامضة أو العامة التي قد تؤدي إلى سوء فهم.

تثقيف المستخدمين

تأكد من أن جميع أعضاء الفريق الذين يشاركون في المجلدات السحابية يفهمون مسؤولياتهم فيما يتعلق بأمان البيانات والتعامل مع الملفات. شجعهم على عدم مشاركة الروابط مع أطراف غير مصرح بها وأن يكونوا حذرين بشأن نوع المعلومات التي يشاركونها.

الاستفادة من ميزات التتبع والسجلات

تتيح معظم خدمات التخزين السحابي تتبع التغييرات في الملفات وسجلات الأنشطة. استخدم هذه الميزات لمراقبة من يقوم بتعديل الملفات، ومتى، وما هي التغييرات التي تم إجراؤها. هذا يمكن أن يكون مفيدًا لتحديد المشكلات الأمنية أو تتبع العمليات.

خاتمة

يُعد إنشاء مجلد سحابي مشترك مع صلاحيات محددة خطوة أساسية لضمان التعاون الفعال والآمن في بيئة العمل الرقمية. من خلال اتباع الخطوات العملية المقدمة في هذا المقال وتطبيق النصائح الإضافية، يمكنك التحكم بشكل كامل في من يمكنه الوصول إلى ملفاتك، وماذا يمكنه فعله بها، وذلك عبر منصات التخزين السحابي الرائدة مثل جوجل درايف، ون درايف، ودروب بوكس. هذا النهج لا يحمي بياناتك فحسب، بل يعزز أيضًا كفاءة فريق العمل ويقلل من مخاطر الأخطاء الأمنية.