كيفية تصميم استمارة على جوجل فورمز

دليل شامل لإنشاء استبيانات ونماذج احترافية

تُعد جوجل فورمز (Google Forms) أداة قوية ومجانية تتيح للمستخدمين إنشاء استبيانات، نماذج تسجيل، اختبارات، وجمع البيانات بسهولة وفعالية. سواء كنت تحتاج إلى جمع آراء العملاء، تنظيم حدث، أو إجراء بحث أكاديمي، فإن فهم كيفية تصميم استمارة احترافية أمر ضروري. سيوفر هذا الدليل خطوات عملية ومفصلة لإنشاء استمارة جذابة ووظيفية تلبي جميع احتياجاتك، مع التركيز على الميزات المتاحة وكيفية الاستفادة منها.

الخطوات الأساسية لإنشاء استمارة جوجل فورمز

الدخول إلى جوجل فورمز وبدء استمارة جديدة

للبدء، تحتاج إلى تسجيل الدخول إلى حسابك في جوجل. بعد ذلك، يمكنك الوصول إلى جوجل فورمز من خلال الانتقال مباشرة إلى forms.google.com، أو عن طريق النقر على “التطبيقات” (نقاط المربعة) في أي من خدمات جوجل مثل جيميل أو جوجل درايف، ثم اختيار “فورمز”. بمجرد الدخول، ستجد خيار “بدء نموذج جديد” أو “Blank form”، انقر عليه لإنشاء استمارة فارغة تمامًا. يوفر جوجل فورمز أيضًا قوالب جاهزة لتسهيل العملية.

توفر القوالب الجاهزة نقطة انطلاق ممتازة إذا كان لديك فكرة عامة عن نوع الاستمارة التي تريدها. على سبيل المثال، هناك قوالب لاستبيانات رضا العملاء، نماذج طلبات الوظائف، ودعوات الحفلات. هذه القوالب قابلة للتعديل بالكامل، مما يسمح لك بتكييفها لتناسب متطلباتك الخاصة بدقة. يمكنك اختيار أحد هذه القوالب وتعديل محتواه ليوفر لك الوقت والجهد في البداية.

إضافة عنوان ووصف للاستمارة

بعد فتح استمارة جديدة، أول خطوة هي إضافة عنوان جذاب وواضح للاستمارة يعبر عن الغرض منها. يمكنك كتابة العنوان في حقل “عنوان النموذج” (Form title) الموجود في الجزء العلوي من الاستمارة. يفضل أن يكون العنوان موجزًا ومباشرًا لتجنب أي لبس لدى المستجيبين.

تحت العنوان، يوجد حقل “وصف النموذج” (Form description). استخدم هذا الحقل لتقديم تفاصيل إضافية حول الاستمارة، مثل الغرض منها، المدة التقديرية لإكمالها، أو أي تعليمات خاصة يجب على المستجيبين معرفتها. يساعد الوصف الجيد على توجيه المستجيبين وزيادة فهمهم لما هو مطلوب منهم، مما يؤدي إلى استجابات أكثر دقة وشمولية.

أنواع الأسئلة في جوجل فورمز وكيفية استخدامها

سؤال الاختيار من متعدد (Multiple Choice)

يُستخدم سؤال الاختيار من متعدد عندما تريد أن يختار المستجيب خيارًا واحدًا فقط من قائمة محددة. لإضافة هذا النوع من الأسئلة، انقر على زر “+” لإضافة سؤال جديد، ثم اختر “اختيار من متعدد” من القائمة المنسدلة لأنواع الأسئلة. اكتب السؤال، ثم أضف الخيارات في الحقول المخصصة لذلك. يمكنك إضافة خيارات متعددة وإعادة ترتيبها بسهولة.

تأكد من أن الخيارات واضحة ومتبادلة الاستبعاد لضمان دقة الإجابات. يمكنك أيضًا إضافة خيار “غير ذلك” (Other) للسماح للمستجيبين بكتابة إجابتهم الخاصة إذا لم تكن مدرجة في الخيارات المتاحة. هذه الميزة مفيدة جدًا لجمع معلومات إضافية غير متوقعة أو لإعطاء المستجيبين حرية التعبير عن آرائهم بشكل كامل.

سؤال مربعات الاختيار (Checkboxes)

على عكس الاختيار من متعدد، تسمح مربعات الاختيار للمستجيبين باختيار خيار واحد أو أكثر من قائمة الخيارات المتاحة. هذا النوع من الأسئلة مثالي عندما تريد جمع معلومات حول تفضيلات متعددة أو خبرات متنوعة. لإضافته، اختر “مربعات اختيار” من قائمة أنواع الأسئلة.

يمكنك استخدام هذا النوع من الأسئلة للسؤال عن اهتمامات متعددة، أو الخدمات التي يستخدمونها، أو الأنشطة التي يشاركون فيها. كما هو الحال مع الاختيار من متعدد، يمكن إضافة خيار “غير ذلك” هنا أيضًا لتوفير مرونة أكبر في الإجابات. تذكر أن تجعل الخيارات واضحة وغير غامضة قدر الإمكان.

سؤال الإجابة القصيرة (Short Answer)

سؤال الإجابة القصيرة مناسب لجمع معلومات محددة وموجزة، مثل الاسم، البريد الإلكتروني، أو رقم الهاتف. يتيح للمستجيبين كتابة بضعة كلمات أو جمل قصيرة كإجابة. يمكنك إضافة قواعد للتحقق من صحة الإجابة، مثل المطالبة بإجابة رقمية أو نصية تحتوي على عنوان بريد إلكتروني صالح.

هذه الميزة مفيدة جدًا لضمان جمع بيانات صحيحة ومنظمة، مما يقلل من الأخطاء ويسهل تحليل البيانات لاحقًا. عند استخدام هذا النوع، فكر في إضافة تلميح نصي (Hint text) لمساعدة المستجيبين على فهم نوع الإجابة المتوقعة منهم، وذلك لضمان الحصول على البيانات المطلوبة بالضبط.

سؤال الفقرة (Paragraph)

إذا كنت بحاجة إلى جمع إجابات مفصلة وطويلة، فإن سؤال الفقرة هو الخيار الأفضل. يمنح هذا النوع من الأسئلة المستجيبين مساحة أكبر لكتابة إجاباتهم، مما يجعله مثاليًا للأسئلة المفتوحة، التعليقات، أو المقترحات. لا توجد قيود صارمة على عدد الكلمات، مما يتيح للمستجيبين التعبير عن أنفسهم بحرية.

تُستخدم أسئلة الفقرة غالبًا في الاستبيانات التي تهدف إلى جمع آراء نوعية أو قصص شخصية. على الرغم من مرونتها، يجب أن تكون الأسئلة المصاحبة لهذا النوع منسقة بعناية لتشجيع المستجيبين على تقديم إجابات مفيدة ومترابطة. تجنب الأسئلة العامة جدًا التي قد تؤدي إلى إجابات غامضة.

سؤال القائمة المنسدلة (Dropdown)

تُعد القائمة المنسدلة خيارًا رائعًا عندما يكون لديك عدد كبير من الخيارات وتريد توفير المساحة في الاستمارة. يتم عرض الخيارات فقط عندما ينقر المستجيب على القائمة المنسدلة. هذا النوع مفيد جدًا للأسئلة التي تحتوي على قوائم طويلة مثل اختيار البلد، الولاية، أو قسم معين.

يساعد استخدام القوائم المنسدلة على الحفاظ على نظافة الاستمارة وتنظيمها، مما يحسن تجربة المستخدم. عند إعداد هذا السؤال، يمكنك ببساطة إدراج جميع الخيارات واحدًا تلو الآخر. يمكن للمستجيبين التمرير لاختيار إجابتهم، مما يجعل العملية سريعة وفعالة خاصة على الأجهزة المحمولة.

تحميل ملف (File Upload)

تسمح ميزة تحميل الملفات للمستجيبين بتحميل ملفات من أجهزتهم مباشرة إلى الاستمارة. هذا مفيد جدًا لجمع السير الذاتية، بورتفوليو، صور، أو أي مستندات أخرى. تتطلب هذه الميزة أن يكون لدى المستجيب حساب جوجل لتسجيل الدخول قبل التحميل، وتخزن الملفات في جوجل درايف الخاص بك.

يمكنك تحديد أنواع الملفات المسموح بها (مثل المستندات، الصور، ملفات PDF) والحد الأقصى لحجم الملف وعدد الملفات التي يمكن تحميلها. هذه المرونة تجعلها أداة قوية لجمع المحتوى الغني والمستندات الضرورية. تأكد من أن المستجيبين على دراية بمتطلبات تسجيل الدخول لتجنب أي إحباط.

تخصيص وتنسيق استمارة جوجل فورمز

تغيير المظهر والخلفية

لجعل استمارتك أكثر جاذبية واحترافية، يمكنك تخصيص مظهرها. انقر على أيقونة “تخصيص المظهر” (Customize theme) الموجودة في الجزء العلوي من شاشة التعديل (لوحة الألوان). من هنا، يمكنك تغيير ألوان السمة، لون الخلفية، نمط الخط، وحتى إضافة صورة رأس (Header image) لتعزيز العلامة التجارية أو الموضوع.

يمكنك الاختيار من بين مجموعة متنوعة من الصور الجاهزة التي يوفرها جوجل فورمز، أو تحميل صورتك الخاصة. يساعد التخصيص الجيد في جعل الاستمارة تبدو احترافية وتتماشى مع هوية علامتك التجارية أو موضوع الاستبيان، مما يزيد من معدلات الاستجابة ويخلق تجربة بصرية ممتعة للمستخدم.

إضافة صور ومقاطع فيديو

لتعزيز وضوح الأسئلة أو لإضافة سياق مرئي، يمكنك إضافة صور ومقاطع فيديو إلى استمارتك. بجانب كل سؤال، ستجد أيقونة الصورة والفيديو. انقر عليها لتحميل صورة من جهازك، اختيار صورة من جوجل درايف، أو البحث عن صورة عبر الإنترنت. بالنسبة للفيديو، يمكنك البحث عن فيديو يوتيوب أو إدخال عنوان URL الخاص به.

تساعد العناصر المرئية في جذب انتباه المستجيبين وتوضيح النقاط المعقدة، خاصة في الاختبارات أو الاستبيانات التعليمية. على سبيل المثال، يمكنك عرض صورة منتج والسؤال عن رأي المستجيبين فيه، أو تضمين فيديو لشرح مفهوم معين قبل طرح الأسئلة المتعلقة به، مما يثري تجربة الاستبيان بشكل كبير.

إعدادات الاستمارة المتقدمة (الردود، العرض التقديمي)

تتيح لك إعدادات الاستمارة التحكم في كيفية جمع الردود وعرضها. يمكنك الوصول إليها من علامة التبويب “الإعدادات” (Settings) في الجزء العلوي. هنا، يمكنك تفعيل جمع عناوين البريد الإلكتروني، تقييد الاستجابة لرد واحد لكل مستخدم (يتطلب تسجيل الدخول إلى جوجل)، والسماح للمستجيبين بتحرير إجاباتهم بعد الإرسال.

في قسم “العرض التقديمي” (Presentation)، يمكنك عرض شريط التقدم، ترتيب الأسئلة عشوائيًا، وتخصيص رسالة التأكيد التي تظهر بعد إرسال الاستمارة. هذه الإعدادات ضرورية لتخصيص التجربة وجمع البيانات بالطريقة التي تناسب احتياجاتك بشكل أفضل، وتوفر تحكمًا كاملاً في عملية جمع البيانات وتجربة المستجيبين.

مشاركة الاستمارة وجمع الردود

مشاركة الرابط وإرسالها عبر البريد الإلكتروني

بمجرد الانتهاء من تصميم الاستمارة، يمكنك مشاركتها بسهولة. انقر على زر “إرسال” (Send) في الزاوية اليمنى العليا. ستظهر لك خيارات متعددة للمشاركة: عبر البريد الإلكتروني، الحصول على رابط مباشر، أو تضمين الاستمارة في موقع ويب. يمكنك نسخ الرابط القصير ومشاركته عبر وسائل التواصل الاجتماعي أو الرسائل النصية.

عند الإرسال عبر البريد الإلكتروني، يمكنك كتابة رسالة مخصصة وإرفاق الاستمارة مباشرة في البريد الإلكتروني، مما يسهل على المستجيبين البدء في تعبئتها فورًا. تذكر أن تختار طريقة المشاركة الأكثر ملاءمة لجمهورك المستهدف لضمان وصول الاستمارة إلى أكبر عدد ممكن من المستجيبين وزيادة معدل التفاعل.

تضمين الاستمارة في موقع ويب أو مدونة

إذا كان لديك موقع ويب أو مدونة، يمكنك تضمين الاستمارة مباشرة فيها. من خيارات “إرسال”، اختر أيقونة التضمين (Embed) التي تبدو كعلامتي “< >“. ستحصل على كود HTML يمكنك نسخه ولصقه في محرر HTML الخاص بموقعك. هذا يسمح للمستجيبين بتعبئة الاستمارة دون مغادرة موقعك.

التضمين يحسن تجربة المستخدم ويحافظ على المستجيبين داخل بيئة موقعك، مما يعزز التفاعل. يمكنك التحكم في عرض الاستمارة المضمنة عن طريق تعديل العرض والارتفاع في كود التضمين. هذه الطريقة مثالية لجمع بيانات الزوار أو لتوفير نماذج تسجيل مباشرة على صفحاتك الإلكترونية.

تتبع الردود وتحليلها

بعد مشاركة الاستمارة وبدء جمع الردود، يمكنك عرض وتحليل هذه الردود في علامة التبويب “الردود” (Responses) داخل محرر الاستمارة. يعرض جوجل فورمز ملخصًا رسوميًا للردود، بما في ذلك الرسوم البيانية والجداول الإحصائية التي توفر رؤى سريعة وواضحة.

يمكنك أيضًا عرض الردود الفردية لكل مستجيب. للحصول على تحليل أكثر تفصيلاً، يمكنك تصدير جميع الردود إلى جدول بيانات جوجل شيتس (Google Sheets) بالنقر على أيقونة “عرض الردود في جداول البيانات” (View responses in Sheets). هذا يفتح جميع البيانات في جدول بيانات منظم، مما يتيح لك إجراء تحليل متقدم، فرز البيانات، وتطبيق الصيغ للحصول على رؤى أعمق. هذا الوصول إلى البيانات الأولية ضروري لأي تحليل كمي مفصل.

نصائح وحيل لتصميم استمارات فعالة

الوضوح والبساطة

عند تصميم الاستمارات، اجعل الأسئلة واضحة ومباشرة قدر الإمكان. تجنب المصطلحات المعقدة أو الغامضة التي قد تربك المستجيبين. كل سؤال يجب أن يكون له غرض محدد وواضح. حاول أن تكون موجزًا في صياغة الأسئلة وتقديم الإرشادات، فالاستمارات البسيطة سهلة الفهم تزيد من احتمالية الحصول على إجابات دقيقة وكاملة من المشاركين.

البساطة لا تعني النقص في التفاصيل، بل تعني التركيز على الجوهر وتقديم المعلومات بطريقة منظمة ومفهومة. تنظيم الأسئلة في أقسام منطقية يساعد المستجيبين على التنقل بسهولة ويقلل من الإرهاق المعرفي. كلما كانت الاستمارة أبسط، زادت فرصة إكمالها بنجاح.

اختبار الاستمارة قبل النشر

من الضروري جدًا اختبار استمارتك بالكامل قبل نشرها للجمهور. قم بملء الاستمارة بنفسك عدة مرات، وحاول اختبار جميع أنواع الأسئلة، وتأكد من أن جميع الروابط والإعدادات تعمل كما هو متوقع. يمكنك أيضًا أن تطلب من زميل أو صديق مراجعة الاستمارة وتقديم ملاحظات.

يساعد الاختبار على اكتشاف أي أخطاء إملائية، أو أسئلة غير واضحة، أو مشكلات فنية قد تؤثر على تجربة المستجيبين. يضمن هذا الاختبار المسبق أن الاستمارة سلسة ووظيفية، مما يزيد من جودة البيانات التي تجمعها ويحسن من مصداقيتها ويقلل من الأخطاء المحتملة بعد النشر العام.

استخدام المنطق الشرطي (الانتقال إلى قسم بناءً على الإجابة)

تسمح لك جوجل فورمز بإضافة منطق شرطي (Go to section based on answer) لجعل الاستمارة ديناميكية. هذه الميزة تسمح للمستجيبين بالانتقال إلى أقسام معينة من الاستمارة بناءً على إجاباتهم على سؤال سابق. على سبيل المثال، إذا أجاب المستجيب “نعم” على سؤال، يمكن توجيهه إلى قسم يحتوي على أسئلة متابعة، بينما إذا أجاب “لا”، يمكن نقله إلى نهاية الاستمارة أو قسم آخر.

يساعد المنطق الشرطي في إنشاء استمارات أكثر كفاءة وملاءمة، حيث يرى المستجيبون فقط الأسئلة ذات الصلة بهم. هذا يقلل من وقت الإكمال، ويحسن تجربة المستخدم، ويضمن جمع البيانات الأكثر صلة. لتفعيل هذه الميزة، يجب أولاً تقسيم استمارتك إلى أقسام، ثم تحديد خيار “الانتقال إلى قسم بناءً على الإجابة” في إعدادات كل سؤال.