محتوى المقال
كيفية إنشاء مجلدات تلقائية في البريد الإلكتروني
تحكم في بريدك الوارد وقلل الفوضى
هل تعاني من فوضى البريد الوارد؟ هل تشعر بأن رسائلك الهامة تضيع بين آلاف الرسائل غير الضرورية؟ إنشاء مجلدات تلقائية هو الحل الأمثل لتنظيم بريدك الإلكتروني بكفاءة وتوفير وقتك الثمين. سيوضح لك هذا الدليل الشامل كيفية إعداد قواعد وفلاتر لتصنيف رسائلك تلقائيًا، مما يضمن وصول كل رسالة إلى مكانها الصحيح دون أي تدخل يدوي.
أهمية تنظيم البريد الإلكتروني
لماذا تحتاج إلى مجلدات تلقائية؟
إنشاء مجلدات تلقائية في Gmail
الخطوات الأساسية لإنشاء الفلاتر
Gmail يوفر أداة قوية لإنشاء الفلاتر التي تنقل الرسائل أو تضع عليها علامات بناءً على معايير محددة. لإنشاء فلتر جديد يساعدك في تنظيم رسائلك بشكل فعال، اتبع الخطوات التالية بدقة:
1. افتح Gmail وانقر على أيقونة الترس (الإعدادات) في الزاوية العلوية اليمنى من الشاشة. بعد ذلك، اختر “عرض جميع الإعدادات” من القائمة المنسدلة للوصول إلى لوحة التحكم الكاملة للإعدادات.
2. انتقل إلى تبويب “الفلاتر والعناوين المحظورة”. هذا التبويب مخصص لإدارة قواعد فرز الرسائل الواردة والصادرة، بالإضافة إلى التحكم في المرسلين الذين ترغب في حظر رسائلهم.
3. انقر على “إنشاء فلتر جديد” الموجود في أسفل الصفحة. سيؤدي هذا الإجراء إلى فتح نافذة منبثقة تتيح لك تحديد الشروط التي سيستند إليها الفلتر الجديد لتصنيف الرسائل.
4. في النافذة المنبثقة، حدد المعايير التي تريد تصفية الرسائل بها. يمكنك استخدام حقول مثل “من” لتحديد المرسل، “إلى” لتحديد المستلم، “الموضوع” لتحديد نص معين في عنوان الرسالة، “يحتوي على الكلمات” للبحث عن كلمات داخل محتوى الرسالة، أو “لا يحتوي على” لاستبعاد كلمات معينة.
5. بعد تحديد المعايير المطلوبة بدقة لفلتر الرسائل، انقر على زر “إنشاء فلتر” للمتابعة إلى الخطوة التالية. هذا الإجراء يحفظ الشروط التي وضعتها، وينقلك إلى تحديد الإجراء الذي يجب اتخاذه عند مطابقة الرسائل لهذه الشروط.
6. في الخطوة التالية، اختر الإجراء الذي تريد اتخاذه عند مطابقة الرسالة للفلتر. على سبيل المثال، يمكنك تحديد “تخطي صندوق الوارد (أرشفة)” لإزالة الرسالة من صندوق الوارد الرئيسي، أو “وضع علامة كمقروءة”، أو “نقل إلى” (ثم اختر مجلدًا موجودًا أو أنشئ مجلدًا جديدًا مخصصًا).
7. يمكنك أيضًا اختيار “تطبيق الفلتر على المحادثات المطابقة الحالية” إذا كنت ترغب في فرز الرسائل الموجودة بالفعل في صندوق الوارد الخاص بك بناءً على هذا الفلتر الجديد. هذا يساعد في تنظيم بريدك القديم بسرعة.
8. أخيرًا، انقر على “إنشاء فلتر” لتأكيد جميع الإعدادات وحفظ الفلتر الجديد. سيصبح الفلتر نشطًا على الفور، وسيبدأ في تطبيق الإجراءات المحددة على الرسائل الواردة التي تتطابق مع معاييرك.
أمثلة على فلاتر Gmail الشائعة
تطبيق الفلاتر يمكن أن يكون مفيدًا للغاية في العديد من السيناريوهات لتنظيم بريدك الوارد بشكل فعال. إليك بعض الأمثلة الشائعة التي يمكنك تطبيقها لتبسيط إدارة رسائلك:
1. فلترة رسائل العمل: أنشئ فلترًا ينقل جميع الرسائل الواردة من نطاق بريد إلكتروني معين (مثل yourcompany.com) إلى مجلد “عمل” خاص. هذا يساعد في فصل رسائل العمل عن رسائلك الشخصية والحفاظ على تركيزك.
2. فلترة الإشعارات الاجتماعية: يمكنك إرسال الرسائل من Facebook أو Twitter أو LinkedIn أو أي منصة اجتماعية أخرى مباشرة إلى مجلد “اجتماعي” لمنعها من إغراق صندوق الوارد الرئيسي الخاص بك. هذا يحافظ على نظافة صندوق الوارد للمراسلات الأكثر أهمية.
3. فلترة الرسائل الترويجية: استخدم كلمات مثل “خصم”، “عرض”، “اشترك الآن” في حقل “يحتوي على الكلمات” ونقلها إلى مجلد “عروض” أو “تخفيضات” أو حتى حذفها تلقائيًا إذا كنت لا ترغب في رؤيتها في صندوق الوارد الأساسي.
4. الرسائل من شخصيات مهمة: إذا كان هناك شخص معين لا تريد أن تفوت رسائله، يمكنك إعداد فلتر لوضع نجمة عليها تلقائيًا أو وضع علامة “مهمة” أو حتى توجيهها إلى مجلد خاص بـ “الأشخاص الهامون” لسهولة الوصول إليها.
5. فلترة رسائل الفواتير: قم بإنشاء فلتر لجميع الرسائل التي تحتوي على كلمات مثل “فاتورة”، “كشف حساب”، “استحقاق”، “دفع”، ونقلها إلى مجلد “فواتير”. هذا يضمن تجميع جميع مستنداتك المالية في مكان واحد لسهولة الرجوع إليها عند الحاجة.
إنشاء مجلدات تلقائية في Outlook
دليل إعداد القواعد في Outlook
Outlook يوفر ميزة “القواعد” التي تعمل بشكل مشابه للفلاتر في Gmail، مما يتيح لك أتمتة مهام تنظيم البريد الإلكتروني بكفاءة عالية. لإنشاء قاعدة جديدة، اتبع هذا الدليل التفصيلي:
1. افتح تطبيق Outlook على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. من شريط “الصفحة الرئيسية” في الأعلى، انقر على خيار “قواعد” ثم اختر “إدارة القواعد والتنبيهات”. سيؤدي ذلك إلى فتح نافذة تحكم حيث يمكنك عرض وتعديل القواعد الموجودة أو إضافة قواعد جديدة.
2. في نافذة “القواعد والتنبيهات”، انقر على زر “قاعدة جديدة…” لبدء عملية إنشاء قاعدة بريد إلكتروني تلقائية. هذا الزر ينشط معالج القواعد الذي سيرشدك خلال الخطوات التالية.
3. يمكنك البدء من قالب جاهز (مثل “نقل الرسائل من شخص معين إلى مجلد”) لتسريع العملية، أو اختيار “البدء بقاعدة فارغة” لإنشاء قاعدة مخصصة بالكامل. اختر الخيار الذي يناسب احتياجاتك الحالية وانقر على “التالي” للانتقال إلى الخطوة التالية في المعالج.
4. في الخطوة 1 من المعالج، حدد الشروط التي يجب أن تستوفيها الرسالة لتطبيق القاعدة عليها. على سبيل المثال، يمكنك تحديد “من أشخاص أو مجموعة عامة” لتصفية الرسائل حسب المرسل، أو “مع كلمات محددة في الموضوع” للبحث عن كلمات مفتاحية في عنوان الرسالة. يمكنك تحديد أكثر من شرط واحد.
5. في الخطوة 2، انقر على الارتباطات الزرقاء التي تظهر بعد اختيار الشروط لتحديد القيم المطلوبة لكل شرط. على سبيل المثال، إذا اخترت “من أشخاص أو مجموعة عامة”، سيتعين عليك تحديد عنوان البريد الإلكتروني للمرسل. بعد الانتهاء من تحديد القيم، انقر على “التالي” للمتابعة.
6. في الخطوة 3، حدد الإجراء الذي يجب اتخاذه عندما تطابق الرسالة الشروط التي قمت بتحديدها. على سبيل المثال، يمكنك اختيار “نقلها إلى المجلد المحدد” لتوجيه الرسالة إلى مجلد معين، أو “حذفها بشكل دائم” إذا كنت ترغب في التخلص منها تلقائيًا.
7. في الخطوة 4، انقر على الارتباط الأزرق لتحديد المجلد الوجهة إذا اخترت إجراء النقل. يمكنك اختيار مجلد موجود من قائمة المجلدات الخاصة بك، أو يمكنك إنشاء مجلد جديد تمامًا مخصص للرسائل التي ستنقلها هذه القاعدة. انقر على “موافق” لتأكيد اختيار المجلد.
8. يمكنك إضافة استثناءات للقاعدة إذا لزم الأمر. تسمح لك الاستثناءات بتحديد بعض الشروط التي، إذا تحققت في الرسالة، ستمنع تطبيق القاعدة عليها حتى لو كانت تتطابق مع الشروط الأساسية. بعد إضافة الاستثناءات، انقر على “التالي”.
9. في الخطوة الأخيرة، امنح القاعدة اسمًا وصفيًا يسهل عليك تذكر وظيفتها. يمكنك أيضًا اختيار “تشغيل هذه القاعدة الآن على الرسائل الموجودة في “صندوق الوارد”” لتطبيق القاعدة فورًا على الرسائل القديمة الموجودة لديك. تأكد من تحديد هذا الخيار إذا كنت تريد تنظيم رسائلك السابقة.
10. انقر على “إنهاء” لإنشاء القاعدة وحفظها. ستصبح القاعدة نشطة على الفور، وستبدأ في أتمتة مهام تنظيم البريد الإلكتروني بناءً على الشروط والإجراءات التي قمت بتحديدها. يمكنك العودة إلى نافذة “إدارة القواعد والتنبيهات” في أي وقت لتعديل أو حذف هذه القاعدة.
قواعد Outlook المتقدمة
تتيح لك قواعد Outlook مرونة كبيرة في التعامل مع رسائلك الواردة والصادرة، مما يتجاوز مجرد نقل الرسائل إلى مجلدات. هنا بعض الخيارات المتقدمة التي يمكنك استكشافها لأتمتة مهام أكثر تعقيدًا:
1. الرد تلقائيًا: يمكنك إعداد قاعدة للرد تلقائيًا على رسائل معينة بنص محدد. هذا مفيد للردود خارج المكتب، أو لإرسال إشعارات استلام تلقائية، أو لتزويد المرسلين بمعلومات فورية عند استلام رسائلهم.
2. إعادة توجيه الرسائل: إذا كنت تريد إعادة توجيه رسائل معينة إلى زميل، أو إلى حساب بريد إلكتروني آخر خاص بك، أو حتى إلى قائمة توزيع، يمكنك إعداد قاعدة قادرة على القيام بذلك تلقائيًا بناءً على معايير محددة مثل المرسل أو الموضوع.
3. تمييز الرسائل: استخدم القواعد لوضع علامة على الرسائل كـ “مهمة”، أو “للمتابعة”، أو تعيين فئة لونية معينة بناءً على محتواها، أو مرسلها، أو حتى تاريخ استلامها. هذا يساعدك في تحديد أولويات الرسائل الهامة بصريًا.
4. تشغيل برنامج نصي: للمستخدمين المتقدمين، يمكن لقواعد Outlook تشغيل برنامج نصي (VBA) عند استلام رسالة مطابقة. هذا يفتح الباب أمام أتمتة مهام أكثر تعقيدًا وتخصيصًا تتجاوز الخيارات المدمجة في Outlook، مثل تحديث قواعد بيانات خارجية أو إطلاق تطبيقات أخرى.
5. حذف الرسائل تلقائيًا: إذا كنت تتلقى الكثير من الرسائل غير المرغوب فيها من مرسلين محددين أو تحتوي على كلمات معينة، يمكنك إعداد قاعدة لحذفها تلقائيًا دون أن تمر بصندوق الوارد الخاص بك. هذا يساعد في الحفاظ على نظافة صندوق الوارد وتقليل البريد غير الهام.
نصائح إضافية لتنظيم البريد الإلكتروني
مراجعة الفلاتر بانتظام
من المهم مراجعة الفلاتر والقواعد التي أنشأتها بشكل دوري. قد تتغير احتياجاتك مع مرور الوقت، أو قد تتوقف بعض الفلاتر عن العمل بشكل صحيح بسبب تغييرات في عناوين البريد الإلكتروني للمرسلين، أو تحديثات في صيغ الرسائل الواردة. قم بتعديلها أو حذفها حسب الحاجة لضمان استمرار فعاليتها ودقتها. التنظيف الدوري والمراجعة المستمرة يساعدان في الحفاظ على نظام بريد إلكتروني فعال ومنظم يعمل بكفاءة قصوى.
دمج أدوات الطرف الثالث
بالإضافة إلى الفلاتر المدمجة في Gmail وOutlook، هناك العديد من أدوات الطرف الثالث وتطبيقات الويب التي يمكن أن تساعد في تنظيم بريدك الإلكتروني بشكل أكبر وتقديم ميزات لا تتوفر بشكل افتراضي. هذه الأدوات غالبًا ما تقدم وظائف متقدمة مثل إلغاء الاشتراك بنقرة واحدة من القوائم البريدية غير المرغوب فيها، أو تحليل سلوك البريد الإلكتروني الخاص بك لتحديد أنماط الاستخدام، أو تقديم نظرة عامة شاملة على جميع اشتراكاتك. ابحث عن الأدوات التي تتكامل بسلاسة مع خدمة البريد الإلكتروني الرئيسية الخاصة بك وتلبي احتياجاتك المحددة لتحقيق أقصى قدر من التنظيم.
استراتيجيات فرز أخرى
إلى جانب المجلدات التلقائية، يمكن استخدام استراتيجيات أخرى متعددة لتحسين تنظيم البريد الإلكتروني الخاص بك وزيادة كفاءتك في التعامل مع الرسائل. على سبيل المثال، يمكنك تطبيق نظام “أربعة مجلدات” (مثل: العمل، الشخصي، الانتظار، الأرشيف) لفرز الرسائل يدويًا بعد قراءتها وتحديد الإجراء المطلوب. استخدم علامات التسمية أو التصنيفات لتجميع الرسائل بشكل مرئي وفقًا لمشاريع أو أولويات معينة. قم بمسح رسائل البريد غير الهامة بانتظام ولا تخف من حذف الرسائل التي لا تحتاجها على الإطلاق. كل هذه الطرق تعمل جنبًا إلى جنب لتوفير نظام شامل وفعال لإدارة بريدك الإلكتروني.
الخاتمة
إنشاء مجلدات تلقائية في بريدك الإلكتروني ليس مجرد ترف، بل هو ضرورة ملحة في عالم اليوم الرقمي المزدحم بالمعلومات. من خلال تطبيق الخطوات البسيطة والعملية الموضحة لـ Gmail وOutlook، يمكنك تحويل صندوق الوارد الفوضوي إلى مساحة عمل منظمة ومنتجة. تذكر أن التنظيم الجيد للبريد الإلكتروني يقلل بشكل كبير من التوتر اليومي ويزيد من كفاءتك في التعامل مع المهام والاتصالات. ابدأ اليوم في تطبيق هذه الحلول واستمتع ببريد وارد أكثر هدوءًا وتحكمًا، مما يتيح لك التركيز على ما هو مهم حقًا.
