محتوى المقال
كيفية تفعيل إشعارات البريد المهم فقط
تقليل التشتت وزيادة الإنتاجية في صندوق الوارد
في عصرنا الرقمي، أصبحت رسائل البريد الإلكتروني جزءًا لا يتجزأ من حياتنا اليومية، سواء للعمل أو للتواصل الشخصي. ومع ذلك، يمكن أن يؤدي تدفق الإشعارات المستمر إلى تشتيت الانتباه وتقليل الإنتاجية. لحسن الحظ، توجد طرق فعالة لتخصيص إشعاراتك بحيث لا تتلقى إلا التنبيهات الضرورية، مما يساعدك على التركيز على ما يهم حقًا.
في هذا المقال، سنتناول خطوات عملية لتمكين إشعارات البريد المهم فقط عبر أشهر منصات البريد الإلكتروني. سنقدم حلولًا تفصيلية تضمن لك الوصول إلى بيئة عمل هادئة وأكثر كفاءة، مع الحفاظ على اطلاعك الدائم على الرسائل الأساسية الواردة.
فهم أنواع الإشعارات وأهمية تخصيصها
لماذا يجب تفعيل الإشعارات المهمة فقط؟
كما أن تقليل عدد الإشعارات يساهم في تحسين عمر بطارية جهازك ويقلل من استهلاك البيانات، بالإضافة إلى توفير بيئة رقمية أكثر هدوءًا تساعد على الحفاظ على الصحة النفسية والعقلية والابتعاد عن الإجهاد الرقمي المتزايد.
التمييز بين الرسائل الهامة وغير الهامة
قبل الشروع في تفعيل الإشعارات، من الضروري أن تحدد بنفسك معايير الرسائل التي تعتبرها مهمة وتستحق التنبيه الفوري. قد تتضمن هذه الرسائل رسائل من جهات اتصال معينة مثل مديرك أو زملائك في العمل، أو رسائل تحتوي على كلمات مفتاحية محددة تتعلق بمشاريعك الحالية، أو تنبيهات أمنية، أو رسائل تتعلق بالعمل المباشر الذي يتطلب استجابة سريعة.
عادةً ما تكون الرسائل غير الهامة هي رسائل البريد الترويجي، أو النشرات الإخبارية التي اشتركت فيها والتي يمكن قراءتها في وقت لاحق، أو التنبيهات من تطبيقات التواصل الاجتماعي التي لا تتطلب استجابة فورية. تحديد هذه الفروقات هو الخطوة الأولى نحو إدارة فعالة ومنظمة لإشعاراتك.
تفعيل إشعارات البريد المهم في Gmail
عبر إعدادات تطبيق Gmail على الهاتف
لتخصيص إشعارات Gmail على هاتفك الذكي، سواء كان يعمل بنظام أندرويد أو iOS، اتبع الخطوات التالية بدقة:
1. افتح تطبيق Gmail على هاتفك المحمول.
2. اضغط على أيقونة القائمة (الخطوط الثلاثة الأفقية) الموجودة في الزاوية العلوية اليسرى من الشاشة.
3. مرر لأسفل القائمة المنبثقة واختر “الإعدادات” (Settings).
4. اختر حساب البريد الإلكتروني الذي ترغب في تخصيص إشعاراته إذا كان لديك عدة حسابات.
5. اضغط على “إدارة الإشعارات” (Manage notifications) أو “إشعارات البريد الوارد” (Inbox notifications) حسب إصدار التطبيق.
6. هنا، يمكنك اختيار نوع الإشعارات التي ترغب في تلقيها: “كل الرسائل” (All messages), “الرسائل المهمة فقط” (High priority only), “لا شيء” (None)، أو تخصيص الإشعارات لفئات معينة مثل “الاجتماعية” أو “الترويجية”.
7. تأكد من تفعيل “تنبيهات الإشعارات” (Notification alerts) لتلقي التنبيهات الصوتية أو الاهتزازية للرسائل التي حددتها كرسائل مهمة.
عبر إعدادات Gmail على متصفح الويب
يمكنك أيضًا تخصيص إشعارات Gmail عبر متصفح الويب على جهاز الكمبيوتر الخاص بك لضمان التحكم الكامل في تدفق الرسائل الواردة. اتبع هذه الخطوات:
1. قم بتسجيل الدخول إلى حسابك في Gmail عبر المتصفح المفضل لديك.
2. اضغط على أيقونة الإعدادات (الترس) الموجودة في الزاوية العلوية اليمنى من الشاشة، ثم اختر “رؤية جميع الإعدادات” (See all settings) من القائمة المنسدلة.
3. انتقل إلى تبويب “الفلاتر والعناوين المحظورة” (Filters and Blocked Addresses) في الشريط العلوي للإعدادات.
4. انقر على “إنشاء فلتر جديد” (Create a new filter) لإنشاء قاعدة مخصصة لتصفية الرسائل.
5. في النافذة المنبثقة، يمكنك تحديد المعايير للرسائل المهمة (مثل “من”: عنوان بريد معين، أو “تحتوي على الكلمات”: موضوع محدد). بعد ذلك، اختر الإجراءات التي ترغب في تطبيقها على هذه الرسائل، مثل “تمييزها كمهمة” أو “تطبيق تصنيف” ثم “إنشاء فلتر” لتفعيل القاعدة.
6. يمكنك أيضًا استخدام “تنبيهات سطح المكتب” (Desktop notifications) من قسم “عام” في الإعدادات، لتمكين إشعارات المتصفح للرسائل الجديدة أو للرسائل المهمة فقط، مما يضمن عدم تفويتك للمعلومات الأساسية.
استخدام ميزة “البريد المهم” في Gmail
توفر Gmail ميزة “صندوق الوارد ذو الأولوية” أو “Priority Inbox” التي تقوم تلقائيًا بفرز رسائلك حسب أهميتها المعتمدة على خوارزميات التعلم الآلي. لتفعيل هذه الميزة والاستفادة منها اتبع الآتي:
1. من الإعدادات، اذهب إلى تبويب “صندوق الوارد” (Inbox).
2. في قسم “نوع صندوق الوارد” (Inbox type)، اختر “الأولوية” (Priority Inbox) لتمكين التصنيف التلقائي.
3. يمكنك تخصيص الأقسام التي تظهر في صندوق الوارد، مثل “المهمة وغير المقروءة”، “المميزة بنجمة”، و”كل شيء آخر” لترتيب رسائلك بالطريقة التي تناسبك.
4. يقوم Gmail بتحديد الرسائل المهمة بناءً على تفاعلاتك السابقة وعوامل أخرى، ولكن يمكنك دائمًا مساعدة النظام عن طريق تحديد الرسائل يدويًا كـ “مهمة” أو “غير مهمة” باستخدام الأيقونة المخصصة (علامة التعجب) الموجودة بجانب الرسالة.
تخصيص إشعارات البريد في Outlook
إعدادات الإشعارات في تطبيق Outlook للهاتف
لإدارة إشعارات Outlook على جهازك المحمول بفعالية، اتبع الخطوات التالية بشكل دقيق:
1. افتح تطبيق Outlook على هاتفك الذكي.
2. اضغط على أيقونة القائمة (الخطوط الثلاثة الأفقية) الموجودة في الزاوية العلوية اليسرى من الشاشة.
3. اضغط على أيقونة “الإعدادات” (الترس) في الجزء السفلي الأيسر من القائمة المنبثقة.
4. ضمن قسم “البريد” (Mail)، اضغط على “الإشعارات” (Notifications) للدخول إلى خيارات التنبيهات.
5. هنا يمكنك اختيار الحساب الذي تريد تعديل إشعاراته إذا كان لديك عدة حسابات، ثم تحديد نوع الإشعارات: “صندوق الوارد المركّز” (Focused Inbox) فقط، “كل الرسائل” (All Mail), “لا شيء” (None)، أو تخصيص الإشعارات لكل مجلد على حدة لتلبية احتياجاتك الخاصة.
6. يمكنك أيضًا تخصيص الأصوات والاهتزازات المرتبطة بالإشعارات لتمييز الرسائل المهمة عن غيرها.
تخصيص الإشعارات عبر Outlook على سطح المكتب
إذا كنت تستخدم برنامج Outlook على جهاز الكمبيوتر الخاص بك، فيمكنك تخصيص الإشعارات بشكل دقيق لتقليل التشتت وزيادة التركيز. اتبع الخطوات التالية:
1. افتح تطبيق Outlook لسطح المكتب.
2. اذهب إلى قائمة “ملف” (File) في الزاوية العلوية اليسرى، ثم اختر “خيارات” (Options) من القائمة المنسدلة.
3. في النافذة الجديدة التي ستظهر، اختر “البريد” (Mail) من القائمة اليسرى للتنقل إلى إعدادات البريد.
4. قم بالتمرير لأسفل إلى قسم “وصول الرسائل” (Message arrival).
5. هنا يمكنك تحديد ما إذا كنت ترغب في تشغيل صوت عند وصول رسالة جديدة، أو عرض تنبيه لسطح المكتب، أو تغيير مؤشر الماوس، أو عرض مظروف في شريط المهام. يمكنك إلغاء تحديد الخيارات التي لا ترغب بها لتقليل التشتت البصري والسمعي.
6. لإنشاء قواعد أكثر تقدمًا لتصفية الرسائل، يمكنك استخدام “القواعد والتنبيهات” (Rules and Alerts) من تبويب “الصفحة الرئيسية” (Home) لإنشاء قواعد مخصصة تنبهك فقط عند استلام رسائل بمعايير محددة مسبقًا.
استخدام “صندوق الوارد المركّز”
ميزة “صندوق الوارد المركّز” في Outlook تساعد على فصل الرسائل المهمة عن باقي الرسائل الأقل أهمية تلقائيًا، مما يتيح لك التركيز على ما يهم حقًا. لتفعيلها أو التأكد من تفعيلها، اتبع الخطوات التالية:
1. في تطبيق Outlook، اذهب إلى تبويب “عرض” (View) الموجود في الشريط العلوي.
2. ابحث عن خيار “إظهار صندوق الوارد المركّز” (Show Focused Inbox) وقم بتفعيله إذا لم يكن مفعلًا بالنقر عليه. إذا كان مفعلًا، فسيظهر الشريط مقسمًا إلى “مركّز” و”غير ذلك”.
3. سيبدأ Outlook في فرز رسائلك تلقائيًا إلى قسمي “مركّز” (Focused) و”غير ذلك” (Other) بناءً على خوارزميات التعلم الآلي. يمكنك تدريب النظام عن طريق نقل الرسائل بين القسمين يدوياً، مما يساعد Outlook على تعلم تفضيلاتك وتصنيف الرسائل بشكل أفضل في المستقبل.
استراتيجيات إضافية لإدارة إشعارات البريد
إنشاء قواعد وفلاتر متقدمة
بغض النظر عن منصة البريد الإلكتروني التي تستخدمها، يمكنك دائمًا إنشاء قواعد وفلاتر مخصصة لإدارة رسائلك بشكل فعال للغاية. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء قاعدة لتمييز الرسائل الواردة من مديرك أو فريق العمل كـ “مهمة جدًا” وتعيين تنبيه خاص لها، أو نقل جميع رسائل البريد الترويجي والرسائل الإخبارية إلى مجلد محدد تلقائيًا بحيث لا تزعجك إشعاراتها المتكررة.
تسمح هذه القواعد بأتمتة عملية الفرز والتصنيف، مما يوفر لك وقتًا طويلاً ويضمن أن ترى فقط ما يهم حقًا في صندوق الوارد الرئيسي الخاص بك دون تشتيت.
تخصيص إشعارات التطبيقات الأخرى
لا يقتصر التشتت على إشعارات البريد الإلكتروني فقط؛ فالعديد من التطبيقات الأخرى ترسل تنبيهات مستمرة يمكن أن تقاطع تركيزك بشكل كبير. خصص بعض الوقت لمراجعة إعدادات الإشعارات لجميع التطبيقات على هاتفك وجهاز الكمبيوتر الخاص بك بانتظام.
قم بإيقاف تشغيل الإشعارات للتطبيقات غير الضرورية التي لا تتطلب اهتمامًا فوريًا، أو اختر تلقي ملخصات مجدولة بدلاً من التنبيهات الفورية. هذا سيساعد في خلق بيئة عمل أكثر هدوءًا وتركيزًا بشكل عام ويساهم في تحسين إنتاجيتك.
جدولة وقت مخصص لمراجعة البريد
إحدى أفضل الطرق لتقليل التشتت الناتج عن إشعارات البريد هي عدم الاستجابة لكل إشعار فور وصوله. بدلاً من ذلك، خصص أوقاتًا محددة خلال يومك لمراجعة بريدك الإلكتروني والرد على الرسائل، كأن تفحص بريدك في أوقات معينة فقط.
يمكن أن يكون ذلك مرتين أو ثلاث مرات في اليوم (مثلًا في الصباح الباكر، بعد الظهر، وقبل نهاية اليوم العملي). خارج هذه الأوقات المجدولة، قم بإيقاف تشغيل إشعارات البريد تمامًا أو ضع هاتفك في وضع “عدم الإزعاج” لتجنب أي مقاطعات. هذه العادة ستعزز تركيزك وإنتاجيتك بشكل كبير جداً على المدى الطويل.
بتطبيق هذه الخطوات والاستراتيجيات الشاملة والعملية، ستتمكن من استعادة السيطرة الكاملة على صندوق الوارد الخاص بك وتقليل الإزعاج الناتج عن الإشعارات غير الضرورية بشكل كبير. سيؤدي ذلك إلى تحسين تركيزك وزيادة إنتاجيتك بشكل ملحوظ وملحوظ، مما يتيح لك تخصيص وقتك وطاقتك للمهام الأكثر أهمية وإلحاحًا.
ابدأ اليوم بتخصيص إعدادات إشعارات بريدك الإلكتروني لتعيش تجربة رقمية أكثر هدوءًا وفعالية وإنتاجية، وتأكد من أن البريد الإلكتروني يعمل لصالحك ويخدم أهدافك، وليس العكس. إنها خطوة بسيطة لكنها ذات تأثير كبير على جودة عملك وحياتك الرقمية.
