كيفية الإلتزام بالموعد النهائي
 |
| كيفية الإلتزام بالموعد النهائي |
كيفية الإلتزام بالموعد النهائي
تقديم النتائج في الوقت المناسب
من منا لا يحب الموعد النهائي؟ تشير الأدلة القصصية إلى أن الإجابة هي ، "معظمنا ، في الواقع!"
المواعيد النهائية هي "لعنة" الحياة العملية للكثير من الناس ، ومصدر ضغط لا هوادة فيه ومقلق. لكنها مهمة لأي مهمة وأي دور تقريبًا ، وهي ضرورية للتشغيل السلس لمؤسستك.
في هذه المقالة نستكشف سبب أهمية المواعيد النهائية ، وننظر في الخطوات العملية التي يمكنك اتخاذها للوفاء بالمواعيد النهائية الخاصة بك ، ولدعم الآخرين للوفاء بمواعيدهم.
لماذا المواعيد النهائية مهمة
عادة ، لدينا مواعيد نهائية لأحد الأسباب التالية:
للتأكد من أننا نكمل عملنا. من السهل تأخير أو نسيان مهمة ليس لها نقطة نهاية متفق عليها. المواعيد النهائية تساعد على تجنب ذلك.
لتشجيع التدفق السلس للعمل. تساعدنا المواعيد النهائية على التعاون لتحقيق هدف مشترك ، والحفاظ على المشاريع المعقدة ومتعددة المراحل على المسار الصحيح.
لوضع التوقعات. توضح المواعيد النهائية ما نتوقع تقديمه ومتى. هذا يعني أنه يمكننا التحكم في عملنا دون أي ارتباك.
يمكن أن تكون هناك أيضًا عواقب وخيمة لعدم الالتزام بالموعد النهائي. على المستوى الشخصي ، يمكن أن يؤدي ذلك إلى الإضرار بسمعتك والإضرار بآفاق حياتك المهنية - خاصة إذا حدث أكثر من مرة.
يمكن أن يكون أيضًا ضارًا للغاية على المستوى التنظيمي. من المحتمل أن يؤثر تفويت الموعد النهائي على سمعة شركتك ، ويمكن أن يكون له آثار مالية خطيرة إذا أدى التأخير إلى شرط جزائي في العقد.
هناك مجالان رئيسيان يجب التركيز عليهما عندما يتعين عليك الالتزام بموعد نهائي: إدارة الموعد النهائي وإدارة نفسك.
إدارة الموعد النهائي
هناك احتمالات ، معظمنا يقبل ببساطة الموعد النهائي الذي تم تحديده لنا. لكن من المهم النظر في الأمر بشكل صحيح قبل الموافقة عليه.
غالبًا ما يستخف الأشخاص بالوقت الذي يستغرقه إكمال المشاريع ، لذا فإن الموعد النهائي الذي حددته قد يكون غير واقعي. وأحيانًا يتم تحديد المواعيد النهائية مبكرًا دون داعٍ لمنع ظهور المشكلات عند تأخر التسليم!
إذن ، ماذا يجب أن تفعل قبل الموافقة على موعد نهائي؟ فيما يلي خمس خطوات يجب اتباعها:
1. تقييم ما هو مطلوب
أولاً ، عليك أن تفهم بالضبط ما تتضمنه المهمة. إذا كان الموعد النهائي الخاص بك لمهمة أو مشروع معقد ، فراجع مقالاتنا ، تحليل متطلبات العمل وهياكل تقسيم العمل ، لتحديد وتخطيط العمل الذي يجب القيام به.
من الناحية المثالية ، سيأخذ الشخص الذي حدد الموعد النهائي في الاعتبار مدى تعقيد العمل. لكن مقالتنا ، تقدير الوقت بدقة ، مليئة بالنصائح والاستراتيجيات لوضع جداول زمنية واقعية ويمكن التحكم فيها.
2. احصل على الموارد الصحيحة
بعد ذلك ، تأكد من أن لديك ما تحتاجه لإنجاز المهمة على الفور. هل سيكون لديك الأشخاص أو الدعم الفني أو المعدات أو التدريب أو المواد جاهزة ومتاحة في الوقت المناسب؟ إذا لم يكن الأمر كذلك ، فقد تضطر إلى اقتراح جدول زمني أطول ، أو خفض جودة أو كمية العمل الذي ستنجزه في الوقت المحدد.
3. السماح للمشاكل
لا تسير الأمور دائمًا كما هو مخطط لها ، لذلك من الحكمة التفكير في المشكلات المحتملة. على سبيل المثال ، كيف يمكن أن يؤثر المرض أو تعطل المعدات أو مهمة تنافسية عاجلة ومهمة بشكل غير متوقع على خططك؟
ضع في اعتبارك ما هي الحالات الطارئة التي يمكنك وضعها لتقليل التأثير. يمكنك ، على سبيل المثال ، التفكير في إحاطة زميل في العمل حتى يتمكن من تغطيتك أو تغطية أي عضو آخر في فريقك في حالة الطوارئ.
4. التخطيط بالتفصيل
الخطوة التالية هي إنشاء جدول مفصل. غالبًا ما يكون النهج الجيد هو تقسيم المهام إلى مكونات صغيرة وإنشاء مواعيد نهائية لكل منها.
نتيجة لذلك ، قد تجد أنك ستحتاج إلى وقت أطول مما يسمح به الموعد النهائي الإجمالي. تأكد من طرح هذه المشكلة في أسرع وقت ممكن ، وتجنب مجرد الأمل في الأفضل!
قد تكون القدرة على رؤية تقدمك أمرًا محفزًا للغاية ، ويمكن أن تساعدك على تحديد المهام التي لم يتم إنجازها على الفور. تصف مقالتنا ، مخططات جانت ، كيفية استخدام أداة الجدولة المرئية الشائعة.
5. الحد من الضرر من فات الموعد النهائي
على الرغم من كل ما تبذلونه من العمل الشاق والتفكير ، قد لا يزال يفوتك موعد نهائي. إذا حدث هذا ، حافظ على هدوئك وابذل قصارى جهدك للحد من الضرر.
أبقِ أصحاب المصلحة على علم بالتقدم المحرز في عملك ، مع إبراز أي مشكلات تؤخرك ، وإظهار أنك تضع خطط الطوارئ الخاصة بك موضع التنفيذ. بعد ذلك ، إذا فشلت في التسليم في الوقت المحدد ، فسوف يفهم المزيد من الناس الموقف - وقد يكون البعض مستعدًا لمساعدتك.
في مثل هذه الحالة ، من الأفضل التعامل مع المشكلة الفورية بسرعة ، والاتفاق على موعد نهائي جديد والوفاء به. بعد ذلك ، قم بإجراء مراجعة للمشروع لتحديد الخطأ الذي حدث وللحماية من التكرار.
ومع ذلك ، فإن عدم وجود موعد نهائي يمكن أن يكون له تداعيات أوسع. على سبيل المثال ، كما ذكرنا سابقًا ، إذا كنت تعمل مع عميل أو منظمة خارجية ، فقد تكون هناك غرامة مالية. قد يضر أيضًا بسمعتك. على أي حال ، تأكد من تحمل المسؤولية ، وتجنب تقديم الأعذار ، والتركيز على تقديم كل ما تستطيع في أسرع وقت ممكن.
إدارة نفسك
العامل المهم الآخر في الوفاء بالموعد النهائي هو أنت! إذا كانت لديك العقلية الصحيحة ، والانضباط الذاتي ، وكنت منظمًا ، فأنت تقريبًا "في المنزل وجاف!"
وإليك بعض الأفكار للنظر فيها:
1. كن حازمًا.
تعلم أن تقول "لا" ، إذا كان ذلك مناسبًا ، أو على الأقل أن تعطي لنفسك مساحة لتقييم الموعد النهائي قبل أن توافق عليه.
2. اضبط طريقة تفكيرك.
اتخذ موقفًا إيجابيًا تجاه المواعيد النهائية ، بدلاً من الاستياء منها. يمكن أن تساعدك المواعيد النهائية على تحقيق الأهداف التي قد تؤجلها بخلاف ذلك.
3. لا تخطئ في "التخطيط" مقابل "فعل".
بغض النظر عن مدى جودة خطتك ، فهذا كل ما في الأمر - خطة. بمجرد الحصول عليها ، قم بتشغيلها.
4. استفد من وقتك.
تجنب محاولة القيام بمهام متعددة ، لأنها غير فعالة. وتتبع وقتك لمساعدتك على العمل بفاعلية ، خاصة عندما يقترب الموعد النهائي.
تغلب على سلوكيات التخريب الذاتي. إذا كنت تعلم أنك تماطل ، على سبيل المثال ، اعمل على معالجة هذا الأمر.
5. افهم دوافعك.
تظهر الأبحاث أن بعض الناس لا تلهمهم المواعيد النهائية. إذا كان الأمر كذلك ، ففكر في ما يحفزك.
هل تقوم بعمل جيد ، أم تحصل على الثناء والتقدير ، أم أن لديها وقت فراغ للقيام بالأشياء التي تستمتع بها؟ من المحتمل أن يساعدك الالتزام بالموعد النهائي في كل هذه المجالات.
6. اجعل المواعيد النهائية للاجتماعات عادة.
ابدأ بالعمل على تحديد مواعيد نهائية أصغر في عملك اليومي ، وانقل هذه العادة إلى أخرى أكبر عند ظهورها.
7. مساعدة الآخرين على الوفاء بالمواعيد النهائية
بصفتك مديرًا ، من المحتمل أن تعرف من في فريقك واثق وقادر على الوفاء بالمواعيد النهائية ، ومن يحتاج إلى مزيد من الدعم.
تذكر أن المواعيد النهائية التي حددتها لموظفيك تصبح مسؤوليتهم ، ولكن يمكنك مساعدتهم على النجاح. على سبيل المثال ، تشجيعهم على تنمية ثقتهم بأنفسهم يمكن أن يؤهلهم للتعامل مع ضغوط المواعيد النهائية.
تحقق مع موظفيك بانتظام ، أو قم بإعداد نظام يقوموا بموجبه بإبلاغك عن تقدمهم. 5-15 التقارير هي وسيلة فعالة للقيام بذلك. لكن احرص على تجنب الإدارة التفصيلية.
اسمح لموظفيك بإظهار المبادرة وتحديد مواعيد نهائية خاصة بهم ، عند الاقتضاء. تظهر الأبحاث أن هذا يمكن أن يحسن الأداء.
النقاط الرئيسية
المواعيد النهائية ضرورية للتشغيل السلس لمؤسستك. يستمرون في تدفق العمل ، ويتأكدون من أن الجميع يعمل حتى تاريخ انتهاء متفق عليه.
عندما تدير المواعيد النهائية ، ضع في اعتبارك ما يلي:
- قم بتقييم المطلوب.
- احصل على الموارد المناسبة.
- إزالة المشاكل.
- خطط بالتفصيل.
- الحد من ضرر الموعد النهائي الفائت.
- يلعب موقفك وعقليتك أدوارًا مهمة أيضًا. فكر بإيجابية ، واستغل وقتك جيدًا ، ولا تتعثر في مرحلة التخطيط.
إرسال تعليق